PROMARIS

Leistungen

Von First-Level-Support bis zur Individualsoftware — das Spektrum eines vollständigen IT-Systemhauses, aus einer Hand.

Unser Steckenpferd

Automatisierung: aus Stunden werden Sekunden

Der größte Zeitfresser im Büro ist wiederkehrende Fleißarbeit — Rechnungen prüfen und kontieren, Belege abtippen, Reisekosten sortieren, Reports zusammentragen. Genau das automatisieren wir Ende zu Ende: Was früher Stunden bis Tage gekostet hat, passiert bei uns in Sekunden — zuverlässig, nachvollziehbar und ohne dass Ihre Daten das Haus verlassen. Für viele unserer Kunden ist das die wertvollste Leistung, die wir bieten.

E-Invoicing — ein- und ausgehend

Eingehende Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung, PDF oder Papier-Scan) werden automatisch erkannt, ausgelesen und kontiert — Lieferant, Betrag, Steuer, Sachkonto, Kostenstelle. Ausgehende Rechnungen erzeugen und versenden wir im gesetzlich geforderten E-Rechnungs-Format — inklusive Freigabe-Workflow, Dublettenprüfung und Übergabe an die Buchhaltung.

Weit mehr als Rechnungen

Dasselbe Prinzip trägt durch den ganzen Büroalltag: Reisekosten, die sich aus Belegfotos selbst ausfüllen und steuerrechtlich prüfen; wiederkehrende Reports und Auswertungen, die auf Knopfdruck — oder ganz von selbst — entstehen statt in mühsamer Handarbeit.

Regex, lokale KI und OCR

Kein Blackbox-Cloud-Dienst: Wir kombinieren robuste Regelwerke (Regex), OCR für Papier und Scans und eine KI, die lokal bei uns im Haus läuft. Ihre Belege und Zahlen bleiben so dort, wo sie hingehören — bei Ihnen, nicht bei einem fremden Anbieter.

Möglich macht das echtes Prozess-Know-how aus Sales und Finance und tiefe Erfahrung mit DATEV, SAP und Oracle. Wir verstehen den Beleg, das Konto und den Prozess dahinter — nicht nur die Technik. Das Ergebnis: weniger Fehler, revisionssichere Abläufe (GoBD) und Mitarbeitende, die ihre Zeit wieder für das einsetzen, was wirklich zählt.

Konkret zur gesetzlichen Pflicht — welche Frist wen wann trifft und warum ein PDF keine E-Rechnung ist: Alles zur E-Rechnungspflicht.

  1. 01

    IT-Support und Systemadministration

    • Helpdesk für First-Level-Anfragen per Fernzugriff und E-Mail.
    • Strukturierte Eskalation in den Second- und Third-Level-Support bei komplexen Störungen.
    • Proaktives Monitoring der gesamten IT-Infrastruktur zur frühzeitigen Anomalie-Erkennung.
    • Zentrales Patch-Management für den zeitnahen Rollout kritischer Sicherheitsupdates.
    • Identity- und Access-Management für Benutzerkonten und Berechtigungen in Active Directory und Azure AD.
    • IT-Asset-Management mit laufender Inventarisierung der Hard- und Softwarelandschaft.
    • Lizenzmanagement zur Sicherstellung der Compliance und Vermeidung von Lizenzverstößen.
    • Lifecycle-Management für Telekommunikations- und Mobilfunkverträge inklusive Kostenprüfung und Tarifoptimierung.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Deskside- und Remote-Support seit 2013 im täglichen Einsatz.
    • Anwenderbetreuung vom First-Level-Helpdesk bis zur Third-Level-Störungsbehebung.
    • Komplette IT-Arbeitsplätze bereitgestellt, eingerichtet und ausgerollt.
    • Quelloffene Fernwartung, selbst weiterentwickelt — ohne Lizenzkosten.
    • Proaktives Infrastruktur-Monitoring über mehrere Standorte.
  2. 02

    IT-Security und Datenschutz

    • Konfiguration und Betrieb von Next-Generation-Firewalls (NGFW) zur Perimeter-Absicherung.
    • Endpoint Protection mit Viren- und Malware-Schutz auf allen Endgeräten.
    • Backup- und Disaster-Recovery-Konzepte mit definierten Vorgaben für RTO (Recovery Time Objective) und RPO (Recovery Point Objective).
    • Regelmäßige Security Audits und Penetrationstests zur Prüfung der Informationssicherheit.
    • Incident-Response nach Art. 33 DSGVO inklusive Bearbeitung und Meldung von Datenschutzverletzungen.
    • Security-Awareness-Schulungen der Belegschaft zu IT-Sicherheit und Datenschutz.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Konsolidiertes Endpoint-Security-Inventar: Geräte, Schwachstellen, Software.
    • Verschlüsselte Standortkopplung über SSH-Tunnel, WireGuard und VPN.
    • Web-Plattform mit Post-Quanten-Kryptografie produktiv im Einsatz.
    • Feingranulares Berechtigungssystem mit vollständigem Audit-Trail.
  3. 03

    Compliance und Governance

    • Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in allen Datenverarbeitungsprozessen.
    • Begleitung bei der Einführung der NIS2-Richtlinie zur Stärkung der Cyber-Resilienz.
    • Aufbau eines Information-Security-Management-Systems (ISMS) nach ISO 27001.
    • Beratung zur SOX-Compliance (Sarbanes-Oxley Act).
    • GoBD-konforme IT-Dokumentation und fachliche Begleitung behördlicher IT-Prüfungen.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • GoBD-konforme Verfahrensdokumentation samt Audit-Begleitung.
    • Revisionssichere, GoBD-konforme Belegarchivierung im Dokumentenmanagement.
    • Additives Rechtesystem mit lückenlosem Audit-Trail.
  4. 04

    Netzwerkarchitektur und Cloud-Integration

    • Planung, Aufbau und Wartung komplexer LAN-, WAN- und VPN-Infrastrukturen.
    • Netzsegmentierung und VLAN-Architekturen für mehr Sicherheit und optimierten Datenverkehr.
    • Absicherung von Cloud-Ressourcen inklusive Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
    • Technische Steuerung von Cloud-Migrationen für den nahtlosen Übergang von On-Premise in die Cloud.
    • Betrieb moderner VoIP-Telefonanlagen mit SIP-Trunks und lokalen PBX-Systemen.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Netzwerk-Infrastruktur mehrerer Standorte in Echtzeit überwacht.
    • Virtuelle Maschinen und Container mit automatischem Failover betrieben.
    • Hosting- und Serverumgebungen im laufenden Betrieb.
    • Verschlüsselte Standort- und Systemkopplung (SSH, WireGuard, VPN).
  5. 05

    IT-Strategie, Consulting und Service-Management

    • IT-Notfallpläne im Rahmen des Business Continuity Planning (BCP).
    • C-Level-Beratung zu Cloud-Architekturen und digitalen Transformationsstrategien.
    • Bewertung neuer Technologien über Proof-of-Concept-Evaluierungen (PoC).
    • TCO- und ROI-Analysen zur nachhaltigen Kostenoptimierung im IT-Betrieb.
    • 24/7-Notfallhotline für kritische Incidents (P1) mit garantierter Reaktionszeit unter 4 Stunden.
    • Sicherer Remote-Support über RDP und verschlüsselte VPN-Verbindungen.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Über ein Jahrzehnt kontinuierlicher, verlässlicher Kundenbetrieb.
    • Ticketsystem angebunden — offene Vorgänge live im Dashboard.
    • Wiederkehrende Auswertungen und Reports vollständig automatisiert.
  6. 06

    Beschaffung und Asset Lifecycle Management

    • Beschaffungsmanagement für IT-Hardware inklusive digitaler Freigabeprozesse (DocuSign).
    • Protokollierung aller Freigaben und Beschaffungsvorgänge nach HGB, GoBD und DSGVO.
    • Revisionssichere Dokumentation und Inventarberichte für interne und externe Audits.
    • Verwaltung des IT-Anlagevermögens mit lückenloser Erfassung aller Bewegungen im DMS.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Über 100 Mobilfunkverträge betreut: Tarife, Geräte, Kostenkontrolle.
    • IT-Beschaffung mit digitalen, revisionssicher protokollierten Freigaben.
    • Lückenloses Asset- und Lifecycle-Management der Hard- und Softwarelandschaft.
    • Lizenzmanagement für saubere Compliance.
  7. 07

    Custom Software Engineering und DMS-Lösungen

    • Agile Entwicklung kundenspezifischer Individualsoftware mit sauberer Versionskontrolle.
    • Entwicklung und Integration von API-Schnittstellen für durchgängige Automatisierung.
    • Hohe Code-Qualität nach modernen Programmier- und Sicherheitsstandards, inklusive gängiger Lizenzmodelle (Apache, GPL, MIT).
    • Einführung und Systemintegration von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS).
    • DSGVO-konforme Workflows und granulares Access-Management innerhalb des DMS.

    Beispiele für unsere Umsetzungen

    • Maßgeschneiderte Fullstack-Software in Rust (Server plus WebAssembly).
    • Rechnungseingang automatisch erkannt, ausgelesen und kontiert.
    • E-Rechnung erzeugt, geprüft und validiert (ZUGFeRD, XRechnung).
    • Reisekosten-Web-App mit Beleg-OCR und lokal betriebener KI.
    • Echtzeit-Datenpipelines und automatisierte API-Integrationen.
    • Dokumentenmanagement-System aufgebaut und integriert.